ESTRATEGIAS DE ATENCIÓN A TRAVÉS DE DIFERENTES MEDIOS TECNOLÓGICOS.

TELÉFONO

Es un dispositivo de telecomunicación diseñado para transmitir señales acústicas por medio de señales eléctricas a distancia.

PBX

Es en realidad cualquier central telefónica conectada directamente a la red pública de telefonía por medio de líneas troncales para gestionar además de las llamadas internas, las entrantes y salientes con autonomía sobre cualquier otra central telefónica.

FUNCIONES:

Un PBX mantiene tres funciones esenciales:

•            Establecer llamadas entre dos o más usuarios. (Llamadas internas o externas)
•      Mantener la comunicación durante el tiempo que lo requiera el usuario.
•      Proveer información para contabilidad y/o facturación de llamadas.

ESTRATEGIAS:

•  Marcado Automático
•    Contestador automático
•    Distribuidor automático de tráfico de llamadas
•    Servicio de directorio automatizado (usuarios pueden ser ruteados a la extensión deseada tecleando o diciendo verbalmente las iníciales o el nombre del empleado)
•   Cuentas con códigos para registrar llamadas
•    Desvío de llamadas (al estar ocupado, no contesta, o incondicional)
•  Contestar llamadas de otra extensión timbrando
•  Transferencia de llamadas
•   Llamada en espera.
•  Aviso mediante timbre cuando una línea externa/extensión está libre.
•   Conferencia entre 3 o más usuarios.
•  Mensaje de Bienvenida

•   Marcado de una extensión desde el exterior del sistema No-Molestar (DND)
•  Sígame (programar desvío de llamadas desde cierta extensión desde una distinta)
•  Música en espera
• 
  

INTERNET

 Es un conjunto descentralizado de redes de comunicación interconectadas que utilizan la familia de protocolos TCP/IP, garantizando que las redes físicas heterogéneas que la componen funcionen como una red lógica única, de alcance mundial.

INTRANET CORREO ELECTRÓNICO

Es una red de ordenadores privados que utiliza tecnología Internet para compartir dentro de una organización parte de sus sistemas de información y sistemas operacionales.

 FAX

Es un sistema de transmisión de datos, escritos o gráficos por vía telefónica.

ESTRATEGIAS:

• v  Un fax modem, ya sea interno o externo.

• v  Un software para enviar y recibir faxes.

• v  Tiene un scanner a color incorporado, para faxes a color.

• v  El fax virtual o fax por Internet se basa en el mismo sistema de transmisión de datos que el fax tradicional, mediante una línea telefónica, pero sustituyendo los aparatos tradicionales de fax por plataformas Web o de correo electrónico.
• 
  

        TELEFAX

Es el sistema de conmutación escrita que permite a los abonados comunicarse directa y temporalmente entre si, utilizando para ello un complejo sistema compuesto por la red nacional, Internacional de las Centrales de conmutación y de los teleimpresores.

Sistema público de correo electrónico la opción del télex es muy similar a la de los sistemas computarizados para el manejo de mensajes.

CITOFONO

Sistema de comunicación dentro de un circuito telefónico cerrado.

CELULAR

Se conoce como celular al dispositivo alámbrico electrónico que está preparado para tener acceso a la telefonía celular.

ESTRATEGIAS:

•   Puntos de atención al cliente.
•  Es personalizado.
•  Promociones de pago.
•  Motivación a los usuarios.
• 
  
• 
  
•      BEEPER

Pequeño dispositivo de comunicación, que permite la recepción de mensajes escritos, emitiendo un pitido (beep) cuando se recibe el mensaje. El mensaje pude ser enviado a través de Internet.

PRINCIPALES VENTAJAS DEL SERVICIO

•   Permite a las empresas eliminar las barreras de distancia y costo que impiden o encarecen la transmisión móvil de datos.

•  Sistemas con Tecnología de Punta utilizando Radios en sistema Flex, lo que agiliza la transmisión de datos y hace las operaciones más productivas y competitivas.

•  La transmisión móvil de datos es veloz, confidencial, confiable y compatible.

•  Todo esto se traduce en mayores niveles de competitividad para su empresa.

         CALL CENTER

Es una herramienta de comunicación y relación con los Clientes que utiliza el teléfono como medio de comunicación básico gestionado por personas.

ESTRATEGIAS:

• §  Tener facilidad de comunicación.
• §  Capacidad de trabajo en equipo.
• §  Tener una voz agradable y demostrar estabilidad emocional.
• §  Ser amable y cordial.
• §  Tener una gran personalidad.
• §  Saber actuar bajo presión.
• §  Tener conocimiento de todos los productos de la empresa.
• §  Saber tratar con distintos tipo de personas. 
• 
  

       APLICATIVOS DISPONIBLES

Este servicio analiza los esquemas de seguridad en los aplicativos particulares existentes y sugiere mecanismos de llevarlos a su nivel óptimo. Este servicio es particularmente sensible en aplicativos disponibles a través de Internet.

BENEFICIOS

Este servicio provee los siguientes beneficios de negocio:

DISPONIBILIDAD

Una falla en el sistema de seguridad puede afectar la disponibilidad del sistema.

SEGURIDAD

Garantiza que el aplicativo de comporte de forma información solo llegue a los destinatarios autorizados.

COMUNICACIONES TELEFÓNICAS

Es el medio que permite a los usuarios la conversación telefónica en tiempo real.

El teléfono permite ponernos en contacto de forma inmediata con otras personas, de hecho, todos recibimos varias llamadas al día, sin embargo, no todos cumplimos con unas normas básicas de cortesía y educación con nuestros interlocutores.

Cuando hablamos por teléfono, no nos podemos ver físicamente, pero pueden "imaginarnos" con gran facilidad, todo dependerá de la conducta que tengamos al teléfono.

NORMAS DE CORTESÍA TELEFÓNICA

Básico e imprescindible en la comunicación con nuestro entorno, de uso cotidiano en el quehacer diario de toda empresa y es uno de los aspectos básicos incluidos en la atención al cliente.

ELEMENTOS DE APOYO

FONO MEMO

Siempre pasa cuando recibimos una llamada de teléfono y tenemos que apuntar algo.

AGENDAS

Libro o cuaderno en que se apuntan, para no olvidarlas, las cosas que se han de hacer.

DIRECTORIOS MANUALES 

En este artículo se explica cómo realizar la sincronización manual de directorios (dirsync) entre oficinas de correos de Microsoft PC Mail y Exchange Server o Exchange 2000 Server como solicitante de sincronización de directorios. En este artículo supone que ya ha configurado la sincronización de directorios.

FUNDAMENTOS DE CONSERVACIÓN DOCUMENTAL

LA PRESENCIA EMOCIONAL

Estar emocionalmente presente y conectado mientras estamos confrontando a otra persona es el fundamento esencial de una buena conversación. Estar presente se refiere a permanecer en contacto y en sintonía tanto con nuestros sentimientos como con los de la otra persona.

HABLE CLARO ACERCA DEL “TÚ” y del “YO”

El tener diferencias con otra persona no es en sí malo, las diferencias pueden ayudar a ambos a crecer y disfrutar de la vida. El problema surge cuando no se distingue claramente los sentimientos y opiniones propios de los de la otra persona.

SOPORTES DOCUMENTALES

Es el medio en el cual se contiene la información, esta varía según los materiales y la tecnología que se emplea; además de los archivos en papel podemos encontrar archivos audiovisuales, fílmicos, informáticos, orales, sonoros.

TIPOS DE SOPORTES

Existe una gran variedad de formas para almacenar información, en los archivos personales ya que es común encontrar que la información este en varios formatos tanto tradicionales como de avanzadas tecnologías y esta varía según los materiales tecnológicos. Además de los papeles podemos encontrar archivos audiovisuales fílmicos informáticos; estos son:

PROCEDIMIENTOS TEXTUALES

Manuscrito:

Tradicionalmente la forma de elaborar un documento era en papel y la información era ingresada a mano utilizando tinta.

Mecanografiados:

Es la forma de elaborar un documento ya sea en una máquina de escribir o impresora láser.

ELECTRÓNICOS E INFORMÁTICOS

Es un archivo pero con determinados atributos ya que contiene datos textuales y gráficos creados por el usuario con su computadora mediante un programa, el archivo recibe un nombre y un formato para guardarlo en un directorio o en una carpeta previamente asignada a la unidad de almacenamiento y se puede acceder a el cuando sea necesario.

ICONOGRAFICOS:

Son los documentos que aunque pueden contener información escrita están en otro tipo de soporte diferentes al papel y están hechos para oírse, verse y manipularse; La iconografía estudia el origen de las imágenes y sus relaciones simbólicas.

AUDIOVISUALES:

Actualmente se utiliza una amplia gama de términos para describir los archivos audiovisuales a partir de sus soportes o materiales que alojan imágenes en movimiento y sonidos registrados, catalogados y conservados en los archivos del mismo, cada uno de estos soportes se definen según su material para la conservación ya sean en discos, rollos de cinta fotográficas.

ARCHIVO PUBLICO

Conjunto de documentos pertenecientes a entidades oficiales y aquellos que se derivan de la prestación de un Servicio Público por entidades privadas.

ARCHIVO TOTAL

Concepto que hace referencia al proceso integral de los documentos en su Ciclo Vital.

ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO

Se refiere a analizar nuestro uso de este recurso en forma regular, para comprender la forma más adecuada de usarlo en forma efectiva

LAS CARACTERÍSTICAS DEL TIEMPO SON:

•       Puede ser un enemigo a vencer o un aliado si lo logramos organizar.

•       Puede ser un recurso escaso, si no se controla en función de las prioridades que se le asignen a la las actividades diarias a un emprendedor.

•       No se puede comprar.

•       No se puede atrapar, detener o regresar.

COMO OCUPAR "TIEMPO MUERTO"

Tiempo comprometido:

 En muchas ocasiones hay cierto tiempo en el que uno realmente no está haciendo aquello para lo cual ha comprometido su tempo: minutos o incluso horas de ocio, cuando se está esperando o no totalmente ocupado.

NO DEJES LAS COSAS PARA DESPUÉS,

“no dejes para mañana lo que puedas hacer hoy”. Aplazar para el final las cosas que no te gusta hacer es una de las peores estrategias que pueden utilizar, ya que lo único que lograras es prolongar el estrés asociado a la tarea. ¡Haz lo que no te gusta hacer primero. De esta manera, el resto del día transcurrirá de manera más placentera. Si la tarea es muy grande, divídela en tareas más pequeñas hasta que te sea fácil dar el primer paso.

APRENDER A DECIR "NO".

Decir "no" puede decir una de las herramientas de administración de tiempo más poderosa que puedes llegar a dominar. Por supuesto, no se trata de evadir responsabilidades, sino de invertir nuestro tiempo en donde somos más productivos. Si la tarea en cuestión interfiere con los objetivos que tienes planteados, busca una manera sutil para negarte.

NO TE OLVIDES DE LAS PERSONAS MÁS IMPORTANTES.

A veces, cuando tenemos grandes proyectos en puerta, tendemos a olvidarnos de los demás y lo que es peor, de nosotros mismos. Sin embargo, para ser altamente productivos requerimos de un adecuado balance entre cuerpo y mente. Realizar actividades que no relajen, alimentarnos de manera adecuada y compartir tiempo con nuestros seres queridos, en lo que realmente nos permite adquirir un estado de armonía y rendir al máximo por periodos prolongados. No olvides recargar tus baterías, porque solo así obtendrás la energía que necesitas para concretar todos tus proyectos.

•