Se llama relaciones públicas (o sus siglas RR.PP.)
al arte y ciencia de gestionar la comunicación, entre una entidad y público
clave para construir, administrar y mantener una imagen positiva. Es una
disciplina planificada y deliberada que se lleva a cabo de modo estratégico.
Tiene la característica de ser una forma de
comunicación bidireccional, pues no sólo se dirige al público (interno como
externo) sino que también lo escucha y atiende las necesidades de estos.
Actitudes
y Formación de la Opinión Pública
Opinión Pública
La opinión pública ha sido el concepto autoritario
en lo que ahora parece referirse a la comunicación política. La experiencia
indica que opinión pública implica muchas cosas a la vez; pero, al mismo
tiempo, ninguna de ellas domina o explica el conjunto. Además, con el
predominio de los medios de comunicación modernos, en una sociedad masificada
el territorio de la opinión parece retomar un nuevo enfoque.
Actitudes
- Se produce un hecho
- El ambiente es apropiado al hecho y al tema.
- Se da en el momento oportuno
- El hecho encaja en un cuadro significativo.
- El tema le "dice" a la gente, le llega.
- Para que la opinión tome cuerpo es necesario que responda a una necesidad ampliamente sentida.
- El hecho se da a conocer gracias a los medios de comunicación
- Reacción del público (compra, luego sale a la calle, se manifiesta, etc.)
- La opinión pública queda consolidada en ese tema.
Clases
de Público
Se pueden determinar tres tipos de
públicos:
- Interno: Es aquel en el que existe relación y afinidad muy directa con el fin común de la empresa.
- Externo: Es aquel que no tiene relación directa con la empresa.
- Mixto: Este tipo de público ocupa una posición intermedia respecto de las posiciones extremas entre el público Externo y el público Interno.
Hay
dos tipos de públicos mixtos:
- Mixto Semi interno: En este grupo están los clientes reales, familiares de los empleados, los proveedores y distribuidores exclusivos.
- Mixto Semi externo: En este grupo se incluyen a los clientes ocasionales, sindicatos, bancos en donde operan los accionistas.
Funciones
de las Relaciones Públicas
- Elaboración y puesta en marcha de un programa de relaciones públicas con los diferentes públicos, a corto, medio y largo plazo.
- Supervisión de las publicaciones empresariales.
- Revisión de los documentos destinados al exterior, para verificar si, de alguna manera, se refieren a las relaciones públicas de la entidad.
- Aprobación de todas las noticias, artículos, fotografías, etc. que se entregan a los medios de comunicación.
- Preparación de declaraciones y discursos de los dirigentes de la organización, sus trabajadores sobre la política empresarial y los problemas que la entidad posiblemente tenga.
- Analizar tendencias futuras y predecir sus consecuencias.
- ü Iniciar las relaciones con la comunidad en la que se afinan las sedes de la organización, colaborando con periódicos locales, organizaciones cívicas y sociales, escuelas, etc.
- Trabajar en estrecho contacto con la dirección y los consultores legales de la entidad, incluyendo personalmente al presidente de la empresa.
- Colaboración con el servicio de marketing en la preparación y ejecución de programas dirigidos a mejorar las relaciones con los intermediarios y red de ventas.
- Proyectar la imagen e identidad corporativa y Optar medidas para prevenir, descubrir y eliminar cualquier malentendido.
- Investigar de la opinión pública sus actitudes y expectativas.
Comunicaciones
en las Relaciones Públicas
La comunicación es esencial en la existencia de la
comunidad moderna porque hace nacer en ella la comprensión solidaria, la
aceptación y el consentimiento. Es así como las Relaciones Públicas establecen
una actividad por medio de la cual, la Industria, Asociación.
La
“comunicación” aplicada a los negocios, es la disciplina encargada de comunicar
un mensaje determinado a un grupo de personas que son conocidas como “públicos
objetivo o target”, con el propósito de presentar a las actividades de una
entidad de una forma novedosa y bajo un punto de vista positivo.
La comunicación, emplea distintas herramientas,
entre ellas esta las relaciones públicas, que son una serie de comunicaciones,
orientadas a contar la historia de una compañía a entre los medios de
comunicación: radio, televisión, periódicos, revistas, blogs y páginas web,
todo con la finalidad de incrementar la visibilidad y la credibilidad de la
organización.
NORMAS INTERNAS Y EXTERNAS DE LA ORGANIZACIÓN
El sistema de calidad de las organizaciones se
sustenta y se demuestra por medio de documentos escritos. La empresa debe contar con procedimientos
adecuados para la elaboración, estructuración, presentación, actualización,
revisión, aprobación, publicación, distribución y seguimiento en la aplicación
de las normas internas.
Es responsabilidad
de la Unidad de Normalización, la elaboración de las normas para la
preparación de las normas internas, con el fin de garantizar que todas las
normas de la empresa se preparen de una forma aceptablemente uniforme.
Es un proceso que lleva a cabo el Consejo de
Administración, la dirección y los demás miembros de una entidad, con el
objetivo de proporcionar un grado razonable de confianza en la consecución de
objetivos en los siguientes ámbitos o categorías: eficacia y eficiencia de las
operaciones, fiabilidad de la información financiera, cumplimiento de las leyes
y normas aplicables:
Es un proceso lo llevan a cabo las personas
solamente puede aportar un grado razonable de está pensado para la consecución
de objetivos.
EL
PROCESO DE CONTROL INTERNO Y EXTERNO
Constituye una herramienta útil para la gestión,
pero no la sustituye. Los controladores internos deben ser incorporados, no
añadidos:
Si una Compañía se centra en las operaciones
existentes e incorpora controles en las actividades operativas básicas,
normalmente puede evitar procedimientos y costes innecesarios
Incorporar controles en las estructuras operativas
suele generar nuevos controles, lo que hace más ágiles a las entidades.
Las personas
El Consejo de Administración se convierte en
depositario y se erige como un importante elemento de control interno.
Seguridad razonable
El control interno sólo puede aportar un grado
razonable de seguridad a la dirección y al Consejo de Administración en la
consecución de los objetivos de la entidad.
